-->

Job Description Team Leader Expedisi Lengkap File Word

Job Description Team Leader Expedisi Lengkap File Word
Job Description Team Leader Expedisi
- Expedisi diketahui sebagai atau bagian dari gudang yang orientasi kerjanya adalah pengiriman barang, baik itu keluar gudang atau pun barang masuk ke gudang.

Bentuk barang dapat berupa apa saja, kecil besar, berat maupun ringan, yang pada intinya adalah expedisi lah yang melakukan proses pengiriman barang tersebut. berikut adalah job description team leader expedisi pada suatu perusahaan.

Job Description Team Leader Expedisi

Nama Jabatan : Team Leader Expedisi, departemen : Logistic/Gudang, struktur dan kedudukan Dalam Organisasi : Kepala Gudang langsung membawahi Team Leader Expedisi, bawahan Langsung : Supir dan Kernet/Helper.

Tugas dan Tanggung Jawab Team Leader Expedisi

  • Memahami dan menguasai  urutan kerja sebagai Team Leader Ekspedisi dan menjalankannya sesuai SOP Perusahaan
  • Mengerti dan menguasai Prosedur Masuk Barang dan melaksanakan serta bertanggung jawab atas barang masuk ke Gudang sesuai SOP yang telah ditetapkan Perusahaan
  • Mengerti dan menguasai Prosedur Keluar Barang dan melaksanakan serta bertanggung jawab atas barang keluar dari gudang untuk dimuat ke Mobil atau kendaraan muatan barang sesuai SOP yang telah ditetapkan oleh Perusahaan
  • Mengerti dan menguasai Prosedur Pengiriman Barang dan melaksanakan serta bertanggung jawab atas Pengirman Barang ke Customer atau Pengangkutan sesuai SOP yang ditetapkan oleh Perusahaan

Uraian Tugas Team Leader Expedisi

A. Memahami dan menguasai Urutan Kerja

  • Hadir ditempat kerja jam 08:00 (Disesuaikan dengan waktu Perusahaan) ; Mengecek kembali surat jalan yang dicetak kemarin sore dan Menyerahkan kunci kendaraan ke supir dan meminta mobil trip 1 dan 2 untuk bersedia
  • Jam 08:15 : Memulai proses muat barang, mobil sudah wajib di depan pintu muat, Sisa Anggota helper yang tidak turut dalam proses muat, diinstruksikan untuk menyiapkan barang rute selanjutnya, komposisi orang yang ikut proses muat adalah maksimal 5 orang ditambah 1 Petugas Ekspedisi
  • Item transfer antar gudang,wajib diselesaikan H+1 (barang cukup diletakkan di ruangan barang masuk)
  • Item transfer barang yang sudah siap, diselesaikan sebelum jam 12:00 Wib
  • Siapkan barang trip selanjutnya di ruangan muat,disesuaikan dengan mobil yang kembali pertama
  • Sebelum Pulang : Ruangan ekspedisi & meja kerja sudah rapi dan bersih, Barang muat untuk trip 1 dan 2 untuk besok sudah disiapkan dan dalam kondisi siap muat dan siap kirim
B. Mengerti dan menguasai Prosedur Masuk Barang
  • Bon Barang masuk dicek oleh Adm.Pembelian, sebelum akhirnya diserahkan ke ekspedisi untuk penerimaan
  • Pintu bagian dalam ruangan bongkar-muat ditutup rapat Pihak Pengantar, tidak diperbolehkan memasuki atau melihat ke dalam gudang.Tidak diperbolehkan berkeliaran melewati batas tempat penerimaan barang
  • Barang yang disusun pada pallet, dengan jumlah petakan yang sama untuk barang sejenis
  • Susunan barang pada pallet,dibuat sedemikian rupa sehingga memudahkan pengecekan oleh pihak gudang. 
  • Pallet yang sudah terisi penuh,disusun rapi dan menyisakan ruang/jalan kecil ditiap sisi pallet tersebut untuk memudahkan pengecekan oleh pihak gudang
  • Barang diterima harus sesuai dengan bon, baik jumlah dan jenis/ukuran barang (jangan asal terima)
NB : Jika pada kemasan tidak dicantumkan jenis dan isi per dus,maka wajib dibuka kemasan dan dihitung isinya, Begitu pula apabila, keterangan isi pada surat jalan  berbeda dengan yang tertera pada kemasan.
  • Jika jenis/ukuran barang tidak sesuai dengan bon,jangan diterima dan coret yang tidak diterima. Demikian juga jika jumlah yang diterima tidak sesuai, ralat bon sesuai jumlah yang diterima.
NB : Jika ada coretan/ralat pada bon baik itu dari pihak Vendor atau pihak kita, bon asli dan rangkapnya wajib sama-sama dicoret/ralat
  • Kemasan barang yang rusak, wajib dihitung isinya, diikat dan dijahit. Namun jika kemasan barang yang rusak diatas 10 koli, tidak perlu diperiksa isinya satu per satu, Cukup ditulis di bon “isi tidak diperiksa, kemasan barang rusak”
  • Berikan keterangan atau label pada barang yang kemasannya tidak dicantumkan nama barang, kode, ukuran atau isi per dus
  • Cantumkan keterangan pada bon untuk memudahkan peng-inputan nama barang ke dalam database computer, Seperti : kode,isi per dus, partai A/B, keranjang dan alat yang terpisah,dsb
  • Bon yang sudah ditandatangan,diserahkan ke adm pembelian untuk di stempel (pastikan bon rangkap merah juga terbubuhi tandatangan)

Prosedur Tambahan Team Leader Expedisi

1. Dari Pengangkutan
  • Barang ditimbang tiap jenisnya dan cantumkan berat (kg) masing-masing barang pada bon pertinggal
  • Total berat barang ditimbang idealnya < atau = yang tertera di Surat Jalan, jika ada selisih maka ralat surat jalan dan minta tandatangan supirnya untuk persetujuan
  • Timbangan setelah pemakaian, dikunci tuasnya, posisi beban pada angka 0 (nol), dan tidak ditimpa barang
2. Dari Kontainer / Intercooler
  • Cocokkan nomor container dan nomor segel dengan surat jalan
  • Untuk Item yang susunannya saling bercampur, buat label keterangan masing-masing item di lantai untuk setiap pallet. Label dibuat berurut sesuai abjad dan per kelompok jenis

Prosedur Barang Retur Dari Pelanggan

  • Setiap barang yang diterima harus ada bon. Pada bon cantumkan nama Supir yang menerima barang
  • Pada bon klaim, cantumkan keterangan nama gudang dimana barang tersebut akan disimpan (Barang rusak/tidak lengkap,masuk ke Gudang BS)
  • Tulis nama pelanggan dan alas an retur pada label atau di atas lakban,lalu tempelkan pada barang retur yang rusak.Jika bagian yang rusak sudak terdeteksi,buat tambahan petunjuk yang memudahkan pencarian (jika banyak yang rusak, dan tidak dapat diperbaiki,cukup tempelkan di kemasan kotaknya)
  • Jika pengecekan telah selesai, bon retur dilanjutkan ke adm penjualan, untuk dibuatkan sales retur
  • Melalui sales retur, barang retur diserahkan ke masing-masimg Team Leader Gudang untuk pengecekan
C. Mengerti dan menguasai Prosedur Keluar Barang
  • Harus disertai bon print computer (faktur,surat jalan,purchase retur,item transfer)
  • Khusus barang BS (tidak masuk stock) untuk keperluan reparasi harus disertai dengan memo yang ditandatangani Manajer atau Kepala Gudang.
  • Barang yang telah disiapkan diarea muat,diperiksa jumlah koil apakah sesuai dengan Surat Jalan
  • Susunan pallet yang akan dimuat barangnya tidak saling menumpuk/menghalangi

Prosedur Pengiriman/Muat Barang

  • Pada setiap kemasan tercantum jelas nama pelanggan sesuai yang tertera di Surat Jalan, bagian “ship to”
  • Kemasan dalam keadaan baik dan rapi (untuk barang dengan kemasan kardus yang rentan rusak dalam perjalanan,ditambah ikatannya)
  • Lakukan pengecekan pada surat jalan ; Jenis barang-Merek-ukuran-kode, Kalkulasi kembali Quantity (Qty) setiap jenis barang,apakah [Qty = @ x jumlah koli] adapun jumlah koli dan total koli dalam Surat Jalan adalah diinput manual,bukan hasil kalkulasi dari aplikasi, Jumlah koli dan nama pelanggan pada “ship to” adalah sama dengan yang tertera di amplop.
  • Posisi mobil menyamping,ekor mobil tidak menutupi pintu gudang,dan terpantau CCTV
  • Barang yang belum diperiksa/dimuat harus dalam pengawasan
  • Untuk pengiriman rute koordinasi dengan bagian penjualan, apakah bon sudah keluar semua dan berapa total bon
  • Jika terjadi kekurangan barang, untuk pengiriman via pengangkutan, semua barang dalam  1 Surat Jalan tersebut, dibawa kembali
  • (Jika barang memang positif ketinggalan di gudang, dan barang dalam 1 surat jalan itu banyak, maka dapat meminta pengangkutan membuat tanda terima sementara)
D. Hal-hal yang perlu diperhatikan
  • Dahulukan proses muat dibanding terima barang masuk
  • Batas terakhir mobil gerak adalah jam 15:30 Wib,kecuali keperluan mendesak atau rute pendek (perjalanan sekitar 2 jam)
  • Usahakan pihak antar barang menunggu tidak lebih dari 20 menit. Jika memungkinkan bongkar beberapa mobil sekaligus. Namun jika sedang melakukan proses bongkar-muat, usahakan waktu tunggu tidak melebihi 10 menit
  • Pintu ruang bongkar-muat dalam keadaan terkunci jika tidak dalam pengawasan
  • Komposisi Supir dan Kernet adalah 2 orang untuk mobil roda 4 dan 3 orang untuk roda 6, Jika ada penambahan orang untuk komposisi diatas, maka perlu persetujuan dari manajer / Kepala Gudang
  • Penggunaan helper gudang sebagai kernet,keluar dari gudang pada jam kerja,kedua hal tersebut harus dengan persetujuan manajer/kepala gudang
  • Handphone ekspedisi wajib aktif dan selalu dibawa. Nomor HP Supir dan kernet tersimpan dalam kontak HP.
  • Pada saat bekerja di areal gudang, bawahan tidak ada yang berkeliaran di luar, merokok atau tiduran
  • Catat di papan tulis,jadwal tutup dan buka kembali tiap pengangkutan, pada saat mendekati hari besar agama, Sebelum pengiriman ada baiknya menghubungi toko/pengangkutan apakah sudah beroperasi kembali
  • Meminta admin Gudang menambahkan ke database, jika ada pengangkutan yang pindah
  • Membuat Catatan mengenai : Larangan Forbodden atau rute yang hanya dapat diakses mobil tertentu, Jadwal tutup atau jam tutup ekspedisi & toko pelanggan.
  • Catat di papan tulis,kondisi dimana barang akan dikirim ke pengangkutan yang berbeda dari biasanya
  • Memantau pergerakan armada,memastikan waktu di perjalanan tidak melebihi batas wajar (Telepon Supir atau Kernet jika perlu)
  • Memastikan barang terantar H+2
  • Melakukan briefing mingguan
  • Memastikan semua anggota team,memahami tugas-tugas dan ketentuan yang berlaku (1 bulan sekali membahas kembali apa yang telah dirumuskan dalam tugas-tugas supir & Kernet)

Wewenang Team Leader Expedisi

  • Melakukan briefing mingguan
  • Menegur Bawahan
  • Memberikan masukan kepada Kepala Gudang yang berkaitan dengan Ekspedisi

Hubungan Kerja Team Leader Expedisi

  1. Di dalam perusahaan memiliki hubungan yang harmonis dengan bawahan,hubungan harmonis dengan team leader gudang,Team Leader Gudang Pack dan dapat bekerja sama dengan departemen atau bagian lain di dalam perusahaan
  2. Di luar Perusahaan menjalin Komunikasi yang baik dengan Pihak Pengangkutan dan Customer

Aspek Penting Dalam Jabatan

  1. Memiliki jiwa pemimpin
  2. Jujur dan tegas serta dapat dipercaya
  3. Menguasai prosedur keluar masuk barang dan pengiriman barang
  4. Disiplin, cekatan dan teliti
  5. Bertanggung jawab dan dapat memotivasi
  6. Memiliki komitmen dan motivasi kerja yang tinggi
  7. Bertanggung jawab dan dapat berkomunikasi dengan baik

Ukuran Keberhasilan/Indikator Kerja

  1. Melakukan Penilaian KPI bawahan sehingga mendapat persentase rata-rata Nilai KPI 
  2. Mencapai Kesesuaian proses Pengiriman Barang Ke Pelanggan dan Pengangkutan
  3. Menyelesaikan Surat Jalan secara keseluruhan setiap hari
  4. Mencapai ketepatan Waktu pengiriman barang ke Pelanggan atau Pengangkutan
Job Description Team Leader Expedisi

Berikut adalah file word sebagai contoh dan dapat anda sesuaikan dengan kebutuhan pada divisi anda ;

Job Description Team Leader Expedisi

Penutup

Demikianlah penjelasan job description team leader expedisi lengkap file word, kamu dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda, semoga bermanfa'at. terimakasih, wassalamu'alaikum warohmatullahi wabarokaatuh...

LihatTutupKomentar