-->

Job Description Admin Gudang Penjualan Lengkap File Word

Job Description Admin Gudang Penjualan
Job Description Admin Gudang - Secara periode panjang, pengendalian gudang yang jelek bisa menyebabkan protes dari konsumen setia, dan rugi untuk perusahaan. Karena itu, pengendalian gudang perlu dikerjakan. Salah satunya status yang cukup utama di dalam gudang ialah admin.

Pemahaman Serta Peranan

Admin gudang adalah pegawai yang bertanggungjawab untuk lakukan pendataan serta mendokumentasikan beberapa barang yang berada di gudang. Peranan penting yang dikerjakan ialah lakukan pendataan arus barang yang masuk serta keluar dari gudang, dan mengelompokkan semua barang yang berada di gudang.

Job Description Admin Gudang Penjualan

Dengan terdapat jabatan sebagai staff admin gudang, stok barang yang berada di warehouse akan terdaftar dengan baik dan rapi hingga dapat menyamakan stok barang yang seharusnya ada serta tidak dibutuhkan.

Maka dari itu, risiko rugi perusahaan karena persoalan stock barang yang hancur, susah ditemukan, atau kuantitas yang tidak sesuai keinginan konsumen setia dapat terminimalisir.

Untuk mencapai arah itu, staff administrasi gudang yang dikerjakan mencakup rutinitasnya, berikut adalah uraianya :

Job Description Admin Gudang Penjualan

Nama Jabatan : Admin Gudang Penjualan, departemen    : Logistic Gudang, struktur dan kedudukan Dalam Organisasi : Kepala Gudang langsung membawahi admin gudang penjualan, bawahan Langsung : tidak ada.

Tugas dan Tanggung Jawab

  1. Melakukan Input laporan SO (sales order)
  2. Mencetak Surat Jalan & Faktur
  3. Membuat Bon Klaim
  4. Membuat dan mencetak sales retur
  5. Melampirkan bon klaim (jika ada)
  6. Menginput ke dalam database excel untuk memudahkan pengecekan pada saat melampirkan dokumen
  7. Mengarsip dokumen
  8. Menyusun dan meng-update database
  9. Bertanggung jawab atas perangkat kerja masing-masing

Uraian Tugas

1. Melakukan Input Laporan SO (sales order)
  • Waktu in – out secara real time
2. Mencetak Surat Jalan dan Faktur
  • SO wajib ada ttd checker (Staff Checker) pada kolom diperiksa
  • Kriteria SO yang wajib print ulang :
  • Jika ada coretan pada SO packing & titip packing
  • Pembatalan sebagian atau seluruh barang pada SO, atau penambahan sebagian pada SO.
    NB : Pada SO yang dicetak ulang, buat keterangan “print ulang” besar-besar, dan dihekter dengan SO yang dicetak pertama kali
  • Jumlah total, diperiksa kembali sebelum dicetak
  • Pemilihan warehouse, disesuaikan dengan lokasi pengutipan barang
  • Jika ada kesalahan cetak, maka wajib print ulang (jika kesalahan terdapat pada tipe kemasan, boleh ralat manual)
  • Untuk pelanggan “ship to” atau pelanggan yang membeli eceran, faktur tidak dilampirkan
  • Setiap SO wajib selesai di print pada hari yang sama
  • Surat jalan yang tercetak, diserahkan ke bagian ekspedisi pada hari yang sama
  • Tambahkan ongkos angkut pada faktur, yang mana pengiriman barang via pengangkutan akan di informasikan pihak expedisi.
  • Untuk faktur dengan nominal 0, maka tidak perlu dicetak surat jalan. Keterangan packing dapat dibuat pada kolom deskripsi
3. Membuat Bon Klaim
  • Hanya berfungsi untuk pengambilan barang retur dari pelanggan
  • Rangkap putih untuk pelanggan
4. Membuat dan mencetak Purchase Invoice
  • Nomor Seri harus sama dengan received item
  • Jika Pada bon tidak terdapat nomor seri, maka dinput dengan format “initial vendor + tgl pada bon” Contoh : Bengkel Selamat, tgl bon 01/01/2016 menjadi “BS01/01/2016”
  • Lampirkan received item yang sudah di tanda tangani dan rangkap merah PO jika ada
  • Jika harga pada surat jalan adalah per lusin, sedangkan yang diinput dalam satuan pieces, maka harga yang diisi kedalam purchace invoice adalah harga 1 lusin dibagi 12 pieces
  • Jika pada surat jalan pengantaran, nama barang @12, sedangkan nama pada database @24 ,maka : Jika di database yang @12 masih ada stock, maka create nama baru, Jika didata base, yang @12 tidak ada stock, maka cukup ralat nama barang menjadi @24
5. Membuat dan mencetak purchase retur (dibuat rangkap 3)
  • Rangkap putih dan kuning untuk accounting, rangkap merah untuk vendor
  • Jika barang diserahkan ke supir pihak vendor, maka : Pada rangkap putih diminta ttd supir dan No. Plat Kendaraan dan Cantumkan Nomor Purchase retur pada salah satu Surat Jalan Pengantaran, dan sebaliknya cantumkan nomor surat jalan tersebut pada purchase retur.
  • Jika barang diantar langsung ketempat vendor, maka pada purchase retur diminta ttd bagian yang menerima + stempel.
  • Setiap ada pengantaran barang, tanyakan ke kepala gudang, apakah ada barang mau diretur, jika ada lalu buat purchase retur.
6. Membuat jobcosting dan finising, dimana berlaku untuk ;
  • Barang masuk dengan perhitungan ongkos angkut atau adanya penggabungan dua atau lebih jenis barang menjadi satu
  • Perubahan 1 atau lebih nama barang menjadi nama yang lain ; Jobcost & Finishing dibuat pada tgl yang sama dengan item transfer.
7. Membuat dan mengarsip item transfer, laporan serah terima purchase invoice dan purchase retur serta laporan update modal dan harga jual :
a. Item Transfer :
  • Mencetak item transfer sesuai permintaan pihak gudang ; permintaan
  • Mencetak item transfer dari lokasi dimana barang diterima menuju default warehouse
  • Item transfer disusun berurutan berdasarkan nomor bon, dan wajib sudah di ttd oleh checker gudang
  • Item transfer dicetak rangkap 2, untuk kondisi : Item transfer ke warehouse “CTH”, misal : barang contoh ke pelanggan atau dibawa salesman. Item transfer ke warehouse “KLAIM”,misal : klaim barang ke supplier. Item transfer ke bagian lain (rangkap putih = arsip terpisah dari item transfer harian,rangkap merah = salesman,supplier,bagian lain)
b. Laporan serah terima purchase invoice;purchase retur
c. Laporan update modal & harga jual
8. Mengisi/merevisi harga jual sesuai instruksi dari manager logistic
  • Pada item | sales/purchase | default unit price, isi dengan harga baru, Namun perhatikan antara harga dengan satuan, jika harga yang diberikan adalah dalam satun LSN, sedangkan satuan terkecil pada item adalah PCS, maka pada “default unit price” harus diisi dengan harga 1 LSN dibagi 12 PCS
  • Pada item | custom fields | harga jual lama, isi dengan “default unit price” sebelumnya + tanggal diubah
  • Pada Iem | custom fields | harga jual minimum isi dengan harga baru (jika pada laporan update modal dan harga jual tidak diisi,maka kolom harga jual minimal dikosongkan)
9. Membuat dan mengarsip laporan pembelian barang atau jasa (non dagang)
10. Membuat nama item baru, Description ; 
  • Nama barang menggunakan huruf besar,mengikuti format nama barang sejenis, diakhiri @ (jika unit satuan lebih dari satu,maka setelah @ satuan unit terkecil tidak dicantumkan ,contoh : gross,lusin,pcs, maka penulisan @ adalah “@12LSN atau “@12GRS”)
  • Nama barang diawal “BB”, jika barang tersebut akan melewati proses jobcost-finishing sebelum dapat dijual (misal : adanya penambahan ongkos angkut,penggabungan dua nama barang menjadi satu)
  • Selain kelompok barang pada poin A dan B,sisanya mengikuti contoh yang sudah ada pada database
11. Mengupdate alamat barang pada list (item) Custom Fields,berdasarkan laporan dari pihak gudang
12. Melengkapi database pengangkutan barang masuk 
13. Melengkapi List harga pembelian, catatan perhitungan bonus/potongan harga
14. Mencetak(print) laporan stock opname baik mingguan maupun bulanan
15. Cocokkan hasil stock opname dengan distribusi komputer
16. Bertanggung jawab atas alat kerja/perangkat kerja masing-masing
  • Ganti tinta printer,jika hasil print out sudah kabur
  • Periksa level tinta printer secara berkala,isi sebelum habis
  • Mingisi laporan maintenance perangkat dan meninfokan ke bagian umum (General Affair) jika; UPS tidak menyimpan daya, Keyboard & printer sering tidak terdeteksi, dsb
17. Bertanggung jawab atas pengadaan persediaan inventaris dan obat-obatan di dalam kantor ;
Job Description Admin Gudang Penjualan Lengkap File Word

Berikut adalah file word sebagai contoh dan dapat anda sesuaikan dengan kebutuhan pada divisi anda ;

Job Description Admin Gudang Penjualan

Penutup

Adapun wewenang admin gudang penjualan yakni melakukan penolakan purchase order jika tidak sesuai standard yang telah ditentukan. dan hubungan kerja admin gudang yakni memiliki hubungan yang harmonis dengan sesama anggota admin gudang, dengan team leader ekspedisi, team leader gudang, team leader gudang pack dan dapat bekerja sama dengan departemen atau bagian lain di dalam perusahaan.

Aspek penting pejabat admin gudang penjualan yakni teliti,cermat,cekatan serta ukuran keberhasilan/indikator kerja yakni melalui nilai rata-rata KPI.

Demikianlah penjelasan job description admin gudang penjualan lengkap dengan file word, anda dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda, semoga bermanfa'at. terimakasih, wassalamu'alaikum warohmatullahi wabarokaatuh...

LihatTutupKomentar